Успех наших действий на 90% зависит от качественно выстроенных коммуникаций. И именно на них уходит большая часть времени при выполнении задачи или реализации проекта. Мы общаемся с заказчиками, объясняем идеи руководству, создаем коммерческие предложения, оформляем отчеты и служебные записки, пишем статьи или просто вступаем в переписку для достижения общего понимания с кем бы то ни было.
Неумение формулировать свои мысли в письменных коммуникациях - огромный поглотитель времени. Уходят часы на переписку или создание письменных документов. А запланированные на день задачи превращаются в долги и хвосты.
Чтобы сократить время на письменные коммуникации воспользуйтесь двумя простыми правилами создания документа.
Правило #1. Определите цель вашего текста
Прежде, чем написать любой текст (письмо, статью, коммерческое предложение, служебную записку или сообщение в соцсетях) сформулируйте цель, которую вы намерены достичь при помощи вашего документа.
Цель письменной коммуникации - это то, что вы хотите добиться от читателей. Ответьте на вопрос - что должны сделать прочитавшие текст, каких действий вы от них ожидаете и как вы поймете, что они их сделали.
Запишите свою цель.
Пример: вы хотите утвердить один из вариантов предложенных решений. Тогда в письме или служебной записке стоит написать про 3 варианта решений с описанием преимуществ и минусов каждого. Плюс прямым текстом написать: прошу выбрать один вариант из предложенных до 15 числа и направить мне письмом ваш выбор.
Правило #2. Сформулируйте идею вашего текста
Идея - это ключевая мысль вашего текста, поняв которую читатели сделают то, что вы от них хотите.
О чем этот документ?
- О снижении морального духа коллектива;
- О том, как решить проблему воровства в цехе;
- О конфликте между главным бухгалтером и руководителем кондитерского цеха;
- Об установке камер наблюдения в цехе;
- О том, что новые сотрудники кондитерского цеха “нечисты на руку”.
В этом документе нет идеи, ключевого утверждения и смыла. Я называю такие тексты плачем Ярославны. Накипело.
Встаньте на место читателя и подумайте, что вы сделаете после прочтения.
Каждый сделает то, что по его мнению от него ожидают. Если вы в долгу перед «писателем», вы захотите ему помочь. Если у вас конфликт с главным бухгалтером, вы используете подвернувшуюся возможность, чтобы потрепать его нервы.
Но факт в том, что руководитель кондитерского цеха не будет удовлетворен ни одним из предложенных решений. Он просто не знает, что он сам хочет.
Если бы руководитель кондитерского цеха хотел получить бюджет на оснащение цеха камерами наблюдения, то идея звучала бы так: дешевле установить камеры, чем нести убытки по причине воровства.
P.S. Устные коммуникации не отличаются от письменных. Используйте эти правила для подготовки к совещанию или встрече. Уделите 10-15 минут определению цели и идеи и сэкономьте несколько часов согласований и объяснений. По статистике 1 час на планирование сокращает 7 часов на «тушение пожаров».
Хотите глубже изучить тему результативных коммуникаций? Пройдите онлайн-курс на портале «Бизнес Искусство» - «Как создать идеальный документ и завоевать аудиторию».
Оставить комментарий
Оставить комментарий